Politique de confidentialité

1.Responsable de la protection des renseignements personnels

Sylvain Sourdif, président, est responsable de la protection des renseignements personnels chez Prestige Média. Pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels, écrivez-lui à info@pmd2d.ca, appelez au 514 777-2672 (du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h) ou écrivez par la poste : Prestige Média inc., 4284, rue de LaRoche, bureau 508, Montréal (Québec) H2J 3H9.

2.Renseignements que nous recueillons

Lorsque vous remplissez le formulaire de demande de soumission, nous recueillons :

• votre nom et le nom de votre entreprise ;
• votre adresse courriel et, si vous l'indiquez, votre numéro de téléphone ;
• les détails de votre projet : type de projet, territoire visé, nombre de portes approximatif, date souhaitée et description ;
• votre consentement, ainsi que la langue et la page du site à partir de laquelle la demande a été envoyée.

Dans le cadre de nos services de publipostage adressé et de traitement postal, nos clients nous confient des listes de destinataires (noms et adresses postales, parfois d'autres champs servant à personnaliser les envois). Nous traitons ces listes pour le compte de nos clients, uniquement pour réaliser leur campagne.

Lorsque vous consultez le site, notre hébergeur enregistre automatiquement des données techniques nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité (adresse IP, type de navigateur, page consultée, date et heure). Si vous l'acceptez, Google Analytics recueille aussi des données de mesure d'audience (voir la section sur les témoins).

3.Pourquoi nous les utilisons

Nous utilisons vos renseignements uniquement pour :

• répondre à votre demande et vous transmettre une soumission ;
• communiquer avec vous au sujet de votre projet et, si vous retenez nos services, réaliser votre campagne et gérer notre relation d'affaires (facturation comprise) ;
• réaliser les envois adressés de nos clients, à partir des listes qu'ils nous confient ;
• assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site ;
• si vous l'acceptez, mesurer la fréquentation du site pour l'améliorer.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous ne les utilisons pas à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.

4.Votre consentement

Nous recueillons vos renseignements directement auprès de vous, avec votre consentement. En cochant la case de consentement et en envoyant le formulaire, vous acceptez qu'ils soient utilisés aux fins décrites ci-dessus. La mesure d'audience n'est activée que si vous cliquez sur « Accepter » dans le bandeau de témoins.

Pour les listes de destinataires, nos clients s'engagent à les avoir constituées et à nous les transmettre conformément à la loi.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à info@pmd2d.ca. Nous pourrions alors ne plus être en mesure de donner suite à votre demande.

5.Qui a accès à vos renseignements

Au sein de Prestige Média, seules les personnes qui en ont besoin pour traiter votre demande ou réaliser une campagne ont accès à vos renseignements. Nous faisons aussi appel aux fournisseurs suivants, qui n'utilisent vos renseignements que pour nous rendre service :

• Formspree : réception des demandes envoyées par le formulaire, qui nous sont transmises par courriel ;
• Vercel : hébergement du site et de ses fichiers ;
• Google (Google Analytics) : mesure d'audience, seulement si vous l'acceptez ;
• Postes Canada : livraison des envois adressés réalisés pour nos clients.

6.Communication à l'extérieur du Québec

Formspree, Vercel et Google peuvent conserver ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons, comme l'exige la loi, si ceux-ci y bénéficieront d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus, et nous encadrons cette communication par contrat.

7.Témoins (cookies) et mesure d'audience

Par défaut, aucun outil de mesure d'audience n'est actif sur le site. Google Analytics 4 n'est chargé que si vous cliquez sur « Accepter » dans le bandeau de témoins ; tant que vous ne l'avez pas fait, aucun témoin d'analyse n'est déposé et aucune donnée n'est transmise à Google. Les fonctions publicitaires de Google restent toujours désactivées.

Si vous acceptez, Google Analytics dépose les témoins « _ga » et « _ga_<identifiant> », qui permettent de compter les visites et de comprendre comment le site est utilisé (pages consultées, type d'appareil, région approximative, provenance des visites). Il enregistre aussi l'envoi du formulaire, avec le type de projet et le nombre de portes indiqués, mais jamais vos coordonnées.

Votre choix (accepter ou refuser) est mémorisé dans votre navigateur, au moyen du stockage local, pendant 13 mois. Vous pouvez le modifier en tout temps avec le lien « Gérer mes témoins » au bas de chaque page ; si vous retirez votre consentement, les témoins de Google Analytics sont supprimés.

8.Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis :

• demandes de soumission qui n'ont pas mené à un contrat : 24 mois après notre dernier échange ;
• renseignements de nos clients : pendant la relation d'affaires, puis 6 ans pour respecter nos obligations comptables et fiscales ;
• copies des demandes dans le compte Formspree : supprimées au plus tard 90 jours après leur réception ;
• listes de destinataires confiées pour le publipostage et le traitement postal : supprimées 30 jours après la campagne ;
• données de Google Analytics : 14 mois ; témoins « _ga » : jusqu'à 2 ans, ou jusqu'au retrait de votre consentement ;
• choix concernant les témoins : 13 mois dans votre navigateur ;
• journaux techniques de l'hébergeur : pendant la courte période fixée par Vercel.

À la fin de ces périodes, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

9.Sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements : accès limité aux personnes qui en ont besoin, comptes protégés par mot de passe, connexions chiffrées (HTTPS) et suppression des listes de destinataires après usage.

10.Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et en obtenir une copie ;
• faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à leur utilisation ;
• demander que nous cessions de diffuser vos renseignements ou que tout hyperlien rattaché à votre nom soit désindexé, dans les cas prévus par la loi ;
• demander que les renseignements que vous nous avez fournis vous soient transmis, ou soient transmis à une organisation de votre choix, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer ces droits, écrivez à info@pmd2d.ca. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).

11.Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité survient (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte de renseignements), nous prenons rapidement les mesures pour en réduire les conséquences et éviter qu'il se reproduise. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents.

12.Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique, notamment si nos pratiques ou les outils du site changent. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.